Back to Work

“5 mailtjes, 3 tickets onder aandacht en 7 Teams berichten in diverse teams die informatie bevatten die voor mij waren”.

Het verschil ten opzichte van vroeger is enorm. Uiteraard, het is afhankelijk van wat voor soort functie je bekleed, of positie die je aanneemt binnen een organisatie maar toch…. Een eerste dag na de vakantie is meestal niet iets waar we écht naar uitkijken, daar kunnen we eerlijk over zijn toch? Het is toch wel lekker als dan de lees-load van vroeger tot het verleden behoort en je na wat wandelgang gesprekken en telefonische updates gewoon aan de slag kan gaan.

Maar hoe dan?

Hieronder een aantal tips om bovenstaande ook te realiseren voor jou en/of jouw collega’s / medewerkers.
Let op: Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg.

Gedeelde mailboxen

We kennen allemaal onze eigen mailbox, jouw naam verbonden aan het domein van de organisatie. Jij én jij alleen hebt hier toegang toe. Zeker met de moderne beveiliging Multi Factor Authenticatie kan er niemand bij jouw e-mail komen.

Een gedeelde mailbox is het tegenovergestelde. Dit is een mailbox die door iedereen gebruikt kan worden, uiteraard mits er rechten op worden verleend.

De voordelen van een gedeelde mailbox zijn legio:

1. Antwoorden op e-mail vanuit een gedeelde mailbox komen centraal binnen en kunnen dus ook centraal worden opgepakt door jou en jouw collega’s.
2. Verzonden e-mails vanuit deze e-mail box zijn ook door alle collega’s te zien in de verzonden items van de box. Ook historie is dus inzichtelijk via deze e-mailbox.
3. Middels vlaggen en kleuren kunnen e-mails beoordeeld en toegewezen worden zodat duidelijk is welke handeling er moet gebeuren of juist gebeurd is.
4. Archiveren van e-mail kan zeker ook vanuit deze e-mail.
5. Er zitten (op uitzondering na) geen licentie kosten aan een gedeelde mailbox!

De gedeelde mailboxen waar ik (Niels) mede aan werk waren leeg na mijn vakantie. Mijn collega’s hadden goed werk verricht.

E-mail regels

Intern mailen wij niet met elkaar, hiervoor gebruiken wij Teams. Dit werkt zeker nog niet zo voor alle bedrijven. E-mail regels kunnen enorm helpen met het opruimen / ordenen van een e-mail box. Bijvoorbeeld het wegschrijven van e-mail waarin jij in de CC staat richting een aparte e-mail map kan enorm schelen. Je staat in de CC, dit is ter kennisgeving, hier hoef je dus NU niets mee te doen. Dit kan je later lezen, goeie naam voor die map ook !

Maar wij zien ook vaak allerlei update mails van rapportages en nieuwsbrieven en dergelijke. Laat ze automatisch richting een map wegschrijven en lees ze wanneer het jou uitkomt. Je krijgt de informatie binnen, maar hoeft er wederom niet iets direct mee te doen. Klopt, het is (max) 5 minuten werk om in te stellen, maar het scheelt echt!

Teams

Het mag geen geheim zijn dat wij enorm fan zijn van Microsoft Teams. Intern mailen wij sowieso niet meer met elkaar maar gaat alle informatie deling via de diverse Teams of chatgroepen. De opmerking die wij nog wel eens ontvangen is dat het slechts het verplaatsen is van de bron van informatie maar dat de ‘load’ hetzelfde blijft.

Absoluut niet mensen! Teams zorgt voor veel minder handeling (op z’n Engels) en ruis. Reacties op berichten zorgen niet voor extra e-mail berichten in jouw box, het is gekoppeld aan het bericht en inzichtelijk wanneer jij dit wilt. Teams zorgt er sowieso voor dat veel meer zaken gebundeld worden zoals communicatie, documentatie maar ook externe bronnen. Gebruik je Teams maar nog niet lekker, of gebruik je Teams helemaal niet maar heb je wel interesse? Wij kennen nog wel iemand die jullie hiermee kan helpen !

Zero Inbox

Een redelijke populaire benaming maar wij gebruiken deze toch even, “Zero inbox” . Het scheelt natuurlijk enorm als je alleen al weggaat, voor bijvoorbeeld vakantie maar uiteraard ook einde dag, wanneer jouw Postvak in leeg is. “Nee, dat kan echt niet” is dan vaak wat wij horen. Heb je al eens gekeken naar To-Do van Microsoft (taken van vroeger)? Heb je al eens gekeken naar de rechtermuisknop en de optie “Uitstellen tot morgen”. Een wat denk je van de eerder genoemde zaken?

Wij hopen voor een ieder dat de vakantie helemaal geweldig was. Daarnaast gaan wij er van uit dat de meeste al weer volledig op stoom zijn (en misschien wel weer toe aan vakantie) en alle input vanuit de organisatie en extern weer heeft verwerkt en dus weer aan het werk kan. Spreken bovenstaande zaken je aan? Denk je dat het veel, misschien wel te veel, werk is om dit te regelen voor jouw organisatie? Als verkoper praat je ook niet over hoeveel iets kost, je verteld juist aan je klant wat het allemaal oplevert. Dat is met dit item niet anders. Denk er zo eens over.