Wie kunnen we ook zo laten springen op het werk?

Mail verwerking 📧

• De bijlage van dit mailtje van deze afzender zet ik altijd op deze plek.
• Deze bijlage stuur ik altijd door naar mijn collega’s zodat ze ook op de hoogte zijn.
• Deze Excel geef ik altijd 3 extra kolommen en stuur het vervolgens door naar leveranciers.

Zomaar drie voorbeelden van het verwerken van mail. In de basis lijkt het ons geen leuk werk. Het kost tijd én als de beste persoon met vakantie is, ja dan moet het ook nog overgedragen worden. Klinkt als een proces wat prima geautomatiseerd kan worden, zonder veel toeters of bellen. 

Data invoeren

• Binnenkomende bestanden worden momenteel handmatig verwerkt en ingevoerd in ons systeem.
• Deze email krijgen we dan binnen en dan typt onze medewerker het over in het systeem.
• Systeem A genereert bestanden op de server, die we vervolgens per e-mail naar de leverancier sturen.

Of het nu gaat om het interpreteren van data of het koppelen van systemen: het klinkt vaak complexer dan het in de praktijk is. In een tijd waarin extra ‘handjes’ schaars zijn, kan automatisering op veel vlakken juist voor verlichting zorgen.

Rapporteren

• Ik ontvang data van Leverancier A en B, voeg onze eigen prijzen toe in Excel en stuur het bestand vervolgens door naar de directie.
• We werken veel op basis van intuïtie. We raadplegen drie verschillende bronnen voor statistieken en trekken op basis daarvan onze conclusies.
• Ons ERP-systeem biedt beperkte rapportagemogelijkheden, daarom exporteren we de data en maken we onze eigen rapportages in Excel.

Een herkenbaar beeld: de directie wil inzicht, en iemand moet handmatig alle informatie verzamelen en presenteren. Elke maand opnieuw hetzelfde gedoe, met data uit allerlei hoeken. Door gegevens op één plek te bundelen en dit proces te automatiseren, wordt het mogelijk om direct en realtime inzicht te krijgen via overzichtelijke rapportages.