Wat zijn de licentiemodellen van Microsoft Copilot?

Microsoft biedt drie verschillende licentiemodellen voor Copilot aan: Microsoft 365 Copilot voor zakelijk gebruik, Copilot Pro voor individuele gebruikers en een gratis basisversie. Microsoft 365 Copilot is specifiek ontworpen voor bedrijven en vereist een bestaand Microsoft 365-abonnement (Business Standard of Business Premium). De Pro-versie richt zich op individuele gebruikers die meer functionaliteit willen dan de gratis versie. Je keuze hangt af van je bedrijfsgrootte, bestaande infrastructuur en specifieke productiviteitsbehoeften.

Welke verschillende licentiemodellen biedt Microsoft aan voor Copilot?

Microsoft onderscheidt drie hoofdmodellen voor Copilot. Microsoft 365 Copilot is het zakelijke model dat volledige AI-integratie biedt in alle Microsoft 365-applicaties. Dit model vereist dat je al een Microsoft 365 Business Standard of Business Premium abonnement hebt. Copilot Pro is bedoeld voor individuele gebruikers die meer functionaliteit willen dan de gratis versie, maar niet de volledige zakelijke oplossing nodig hebben. De gratis versie van Copilot biedt basisfunctionaliteit voor iedereen met een Microsoft-account.

Het belangrijkste verschil tussen deze modellen zit in de integratie met je bestaande systemen en de diepte van AI-ondersteuning. Microsoft 365 Copilot werkt naadloos samen met je bedrijfsdata en biedt contextuele hulp binnen Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Deze versie begrijpt je organisatiestructuur, projecten en communicatiepatronen. Copilot Pro daarentegen werkt meer op individueel niveau en mist de diepe bedrijfsintegratie.

Voor productiebedrijven is de zakelijke versie vaak de beste keuze omdat deze toegang heeft tot je productiedata, communicatiegeschiedenis en documentatie. Dit betekent dat Copilot relevante antwoorden kan geven die specifiek zijn voor jouw bedrijfsprocessen. De gratis versie en Pro-variant hebben deze toegang niet en werken alleen met de informatie die je direct invoert.

Wat zijn de kosten en wat krijg je per licentiemodel?

Microsoft 365 Copilot kost ongeveer €30 per gebruiker per maand, bovenop je bestaande Microsoft 365-abonnement. Je hebt minimaal een Business Standard (€11,70 per gebruiker per maand) of Business Premium (€20,60 per gebruiker per maand) abonnement nodig. Dit betekent dat je totale kosten tussen de €41,70 en €50,60 per gebruiker per maand liggen. Copilot Pro kost €20 per maand voor individuele gebruikers, terwijl de gratis versie geen kosten met zich meebrengt.

Met Microsoft 365 Copilot voor bedrijven krijg je AI-ondersteuning in alle belangrijke applicaties. In Word helpt het je met het schrijven en bewerken van documenten, in Excel analyseert het data en maakt het visualisaties, in PowerPoint creëert het presentaties op basis van je content, in Outlook beheert het je inbox en stelt het antwoorden op, en in Teams vat het vergaderingen samen en beantwoordt het vragen over gesprekken. De zakelijke versie heeft ook toegang tot je SharePoint-documenten en andere bedrijfsdata.

Copilot Pro biedt vergelijkbare functionaliteit in de Office-applicaties, maar zonder de diepe integratie met bedrijfsdata. Je krijgt wel voorrang bij het gebruik van AI-functies tijdens piekuren en toegang tot nieuwere AI-modellen. De gratis versie biedt basischatfunctionaliteit en beperkte ondersteuning bij het maken van content, maar mist de integratie met Office-applicaties.

Voor productiebedrijven ligt de toegevoegde waarde vooral in real-time inzicht en productiviteitsverbetering. Je kunt bijvoorbeeld productiedata laten analyseren in Excel, rapporten automatisch laten genereren in Word, of snel antwoorden krijgen op vragen over productieprocessen zonder handmatig documenten te doorzoeken. Dit bespaart tijd en helpt bij snellere besluitvorming.

Hoe kies je het juiste licentiemodel voor jouw bedrijf?

Begin met het evalueren van je bedrijfsgrootte en het aantal gebruikers dat baat heeft bij AI-ondersteuning. Voor MKB-productiebedrijven met 50-250 medewerkers is het vaak niet nodig om voor iedereen een licentie aan te schaffen. Richt je eerst op rollen die veel tijd besteden aan documentatie, data-analyse, communicatie of rapportage. Denk aan je productiemanagers, kwaliteitsmedewerkers, planners en administratief personeel.

Je bestaande Microsoft 365-infrastructuur speelt een belangrijke rol in je beslissing. Als je al Business Standard of Business Premium gebruikt, is de stap naar Microsoft 365 Copilot relatief klein. Gebruik je nog oudere licenties of een mix van verschillende abonnementen? Dan moet je eerst je basis op orde brengen voordat Copilot waarde kan toevoegen. Check ook of je systemen goed samenwerken, want Copilot werkt het beste wanneer je data goed georganiseerd en toegankelijk is.

Schaalbaarheid en systeemintegratie zijn belangrijk voor groeiende productiebedrijven. Microsoft 365 Copilot groeit mee met je organisatie en je kunt licenties toevoegen wanneer dat nodig is. Overweeg ook hoe Copilot samenwerkt met je andere systemen, zoals je ERP of productieplanningssoftware. Hoewel Copilot niet direct met deze systemen integreert, kan het wel data analyseren die je uit deze systemen exporteert.

Bereken de ROI door te kijken naar tijdsbesparing en productiviteitswinst. Als een medewerker gemiddeld twee uur per week bespaart door Copilot (bijvoorbeeld bij het maken van rapporten of het doorzoeken van informatie), dan verdien je de investering snel terug. Start eventueel met een pilot voor een kleine groep gebruikers om de impact te meten voordat je uitrolt naar het hele bedrijf.

Vergeet de implementatieoverwegingen niet. Training is belangrijk omdat medewerkers moeten leren hoe ze effectieve prompts schrijven en Copilot optimaal gebruiken. Plan ook change management in, want sommige medewerkers zijn misschien terughoudend over AI-ondersteuning. Zorg voor goede IT-ondersteuning tijdens en na de implementatie om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen.

Wil je meer weten over hoe je Microsoft Copilot succesvol implementeert in je productieomgeving? We helpen je graag met het maken van de juiste keuze, het opzetten van een pilot en het begeleiden van je medewerkers bij deze stap naar meer productiviteit.

De keuze voor het juiste Copilot-licentiemodel hangt af van je specifieke situatie. Voor de meeste MKB-productiebedrijven biedt Microsoft 365 Copilot de beste balans tussen functionaliteit en bedrijfsintegratie. Begin klein met een pilot, meet de resultaten en schaal op wanneer de waarde bewezen is. Zo minimaliseer je risico’s en maximaliseer je het rendement op je investering in AI-technologie.