skip to Main Content

Thuiswerken,
zó doe je dat_

Snel een passende thuiswerkoplossing

Het thuiswerken was langzaam in opkomst in Nederland maar sinds de uitbraak van het coronavirus is thuiswerken bij veel organisaties een verplichting geworden en daardoor in een stroomversnelling terechtgekomen. We kunnen eigenlijk al wel stellen dat thuiswerken het ‘nieuwe’ werken is geworden. Dit heeft niet alleen grote gevolgen voor thuiswerkers maar ook voor de werkgevers die haar medewerkers moeten faciliteren.

werkplek

Snel een passende thuiswerkoplossing

Het thuiswerken was langzaam in opkomst in Nederland maar sinds de uitbraak van het coronavirus is thuiswerken bij veel organisaties een verplichting geworden en daardoor in een stroomversnelling terechtgekomen. We kunnen eigenlijk al wel stellen dat thuiswerken het ‘nieuwe’ werken is geworden. Dit heeft niet alleen grote gevolgen voor thuiswerkers maar ook voor de werkgevers die haar medewerkers moeten faciliteren.

werkplek

In 6 stappen naar het betere thuiswerken

Je krijgt steeds vaker van je medewerkers te horen dat ze graag thuis willen werken of je wilt het thuiswerken stimuleren binnen je organisatie. Waar moet je als werkgever op letten als plotseling veel medewerkers thuis gaan werken? Welke belangrijke maatregelingen moet je op korte termijn treffen? Werkgevers krijgen veel vragen op zich af. Hoe zorg je ervoor dat al die mensen die voorheen op kantoor hun werk deden nu ook op afstand goed blijven functioneren?

Heb jij net als vele andere organisaties niet een helder thuiswerkplan dan hebben wij voor jou een stappenplan gemaakt om van het thuiswerken snel een succes te maken.

Communicatie

Het meest belangrijkste is de communicatie. Normaal gesproken spreek je een medewerker gemakkelijk even aan terwijl de communicatie bij het thuiswerken via de telefoon, chat of e-mail verloopt. Het is een misvatting te denken dat je gewoon op de normale manier verder kan gaan via internet. Wij hebben met betrekking tot dit artikel een aantal belangrijke punten genoteerd om zorgvuldig te bespreken met je medewerkers.

  • Welke werknemers hebben een functie waarbij thuiswerken mogelijk is en wie van je werknemers staan hier voor open?
  • Wat voor gevolgen gaat dit hebben voor lopende projecten?
  • Hoe houdt jij je werknemers betrokken bij het bedrijf?
  • Kan iedereen veilig bij documenten en bestanden?
  • Gebruik goede online communicatiesoftware en geef instructies aan je medewerkers
communicatie via teams
  • WhatsApp
  • Microsoft Teams
  • Zoom
  • Skype
  • WebEx

Thuiswerksoftware

Zorg ervoor dat de interne communicatie niet verwatert. Om deze reden is het verstandig om vaste momenten in te plannen waarin alle medewerkers contact hebben met elkaar. Zo hebben wij bij VelzArt iedere week op een vast moment overleg met onze thuiswerkers. Tijdens dit overleg nemen we de lopende projecten en activiteiten van de week door, kunnen ideeën worden geïntroduceerd en houden we elkaar op de hoogte van ontwikkelingen binnen het bedrijf.

Het is van belang dat iedereen binnen het bedrijf met dezelfde communicatiesoftware werkt. Wij maken gebruik van Microsoft Teams waarmee je eenvoudig de dagelijkse gang van zaken kan bespreken en onderling bestanden kan uitwisselen waardoor individuele mailboxen niet overvol raken. Voor meer informatie over Microsoft Teams verwijzen wij je graag door naar onze Teams pagina. Ook kun je ons bellen of mailen met vragen over andere communicatie tools.

Meer weten over Microsoft Teams?

ICT infrastructuur

Een ander belangrijk punt is de ICT. Veel medewerkers zijn voor hun digitale infrastructuur afhankelijk van hun fysieke locatie. Je moet als werkgever heel nauw samenwerken met je ICT dienstverlener. Zij zullen je oplossingen aanreiken waardoor mensen door kunnen blijven werken vanaf iedere locatie.

Om niet alleen nu maar ook op de langere termijn je medewerkers succesvol thuis te laten werken moet je een plan van aanpak hebben want de schade als gevolg van een niet beschikbare middelen loopt al snel flink in de papieren. Bijvoorbeeld medewerkers die geen toegang hebben tot data en applicaties. De servers dienen voldoende capaciteit te hebben, anders gaat het thuiswerken tergend langzaam. Ook de telefonieverbinding van het bedrijf moet het aankunnen. Als verbindingen of systemen uitvallen, moet dit probleem snel worden hersteld. Korte lijnen met je ICT dienstverlener is een must!

Randapparatuur voor thuiswerkers

Goede randvoorwaarden zijn zeer belangrijk om productief thuis te kunnen werken. Denk aan een ergonomische muis, toetsenbord, stoel, een krachtige computer en een snelle internetverbinding! Als werkgever moet je ervoor zorgen dat je medewerkers optimaal thuis kunnen werken.  Een greep uit enkele accessoires die niet mogen ontbreken:

Dockingstation
Werk je thuis vanuit de keuken of woonkamer maar wil je alle kabels eenvoudig wegwerken, zodat je thuiswerkplek lekker opgeruimd blijft dan is een dockingstation een must have als je regelmatig met een laptop werkt. Je plaatst de docking op je bureau en sluit je monitor, randapparatuur en eventueel een netwerkkabel aan. Om je laptop te koppelen, heb je vervolgens slechts één kabel nodig.

Koptelefoon
Geluidsoverlast is ergenis nummer 1 bij het thuiswerken. Rumoer, schreeuwende kinderen of bijvoorbeeld de buren die aan het klussen zijn. Met een noise-cancelling-koptelefoon kun je rustig en geconcentreerd door blijven werken.

Vaste- en mobiele werkplekken

VelzArt levert zowel vaste als mobiele werkplekken en helpen graag jouw bedrijf en medewerkers bij het inrichten hiervan. Het inrichten van een werkplek is méér dan alleen een computer of een laptop kopen. Wij zetten alle mogelijkheden op een rijtje en kijken naar de situatie van je bedrijf. Vervolgens zoeken we de juiste middelen bij elkaar en komen het bij jou op locatie installeren.

Wij leveren complete online werkplekken voor een zeer aantrekkelijk tarief. De werkplekken worden voorzien van de nieuwste technieken waarbij je de mogelijkheden die de cloud biedt zult ervaren. Wat houdt een online werkplek concreet in?

  • Een (online) werkplek dat overal beschikbaar is
  • Voorzien van Office 365
  • Beheersbare en veilige werkomgeving
  • Goede accessoires en andere benodigdheden
  • Support inbegrepen
  • Makkelijk uit te breiden
Meer informatie over (thuis) werkplekken?

Werken in de cloud

Voorheen ging je rond half 9 naar kantoor, startte je computer op, nam een bak koffie en werkte zo door tot een uur of vijf. Daarna richting huis en met een beetje geluk stond je niet in de file. Tegenwoordig kan dit ook anders!

Zo hebben veel organisaties inmiddels een thuiswerkbeleid. Hierbij wenden ze zich tot cloud-gebaseerde oplossingen om snel aan de slag te kunnen vanaf iedere locatie. Zo kun je de dag ontspannen beginnen zonder reistijd. Is deze nieuwe manier van werken de start van een grote verandering in het bedrijfslandschap? Wij denken van wel!

Ook overstappen naar een veilige cloud omgeving?

Wat is de cloud?

De cloud, zie het als een groep servers, verspreid over meerdere locaties, die via het internet met elkaar verbonden zijn, elkaar opvangen bij uitval en – nu wordt het praktisch – data en software overal en altijd beschikbaar maken.

Werken in de cloud kun je in verschillende manieren doen. Zo kun je de hele werkomgeving online plaatsen, zodat je alles online doet maar je kunt er ook voor kiezen om alleen bestanden op te slaan in de cloud. Of je kiest voor een combinatie. De mogelijkheden zijn oneindig. Het fijne van werken in de cloud is dat je dit in stappen kunt doen. Je hoeft niet direct alle processen in de cloud te hangen.

Het grootste voordeel van werken in de cloud is dat je altijd en overal toegang hebt tot je bestanden mits je verbinding hebt met het internet. De integratie van cloud oplossingen in je organisatie is heel schaalbaar en snel te regelen. Bijvoorbeeld bij het aanmaken en verwijderen van nieuwe werkomgevingen voor collega’s, je kunt in een handomdraai de opslagruimte ophogen.

Neem afscheid van je oude ICT-oplossing

De cloud heeft veel voordelen, waarvan kostenbesparing er slechts één is. Door in de cloud te werken hebben jij en je medewerkers altijd real time toegang tot bestanden en gegevens. De tijd dat men nog bijlages naar elkaar verstuurde via de mail is daarmee voorbij. Naast de real time beschikbaarheid beschikt iedere medewerker over de juiste versie van bestanden of gegevens. Deze mogelijkheden bevorderd de samenwerking, productiviteit en creativiteit van je medewerkers.

De traditionele kantoorserver was jaren een vertrouwde partner. Maar vanwege de flexibiliteit, makkelijke integratie met mobiele devices en lagere kosten is de overstap naar de cloud voor veel bedrijven wel heel erg aantrekkelijk! Waar voorheen het ophogen van de server capaciteit toch een behoorlijk klusje was is nu dit met een paar muisklikken geregeld!

Overstappen naar de cloud
Bij het overstappen naar de cloud is het belangrijk om eerst een goede inventarisatie te maken van je huidige situatie: Hoeveel vestigingen en werkplekken zijn er al geautomatiseerd? Wat voor hard- en software wordt er gebruikt? Zijn de netwerkverbindingen snel genoeg? Hoe zit het met de veiligheid en moeten de medewerkers ook vanuit huis kunnen werken?

Meer weten over de cloud werkplek en alle mogelijkheden? VelzArt neemt graag al jouw ICT zorgen graag uit handen. Wij komen graag bij je langs om de mogelijkheden te bespreken en advies op maat te geven.

Overstappen naar de cloud

Tips die echt (thuis)werken!

Voor monteurs en dokters is thuiswerken vrij lastig. Maar heb je een kantoorbaan dan kun je over het algemeen prima buiten kantoor werken. Naast je laptop, telefoon, voorraad koffiebonen en een toffe werkplek heb je niets meer nodig. Toch kan het een uitdaging zijn om productief aan de slag te gaan. Met de meest mooie voornemens denk je aan het eind van de de dag vast weleens: ‘Wat heb ik nu eigenlijk gedaan?’ Wij geven je graag een aantal handige tips waarmee je efficiënt thuis kunt werken!

1. Doe alsof je naar kantoor gaat

Sta iedere dag op hetzelfde tijdstip op en “Lose your pyjama”.  Kleed jezelf netjes aan. Ga niet midden op de dag douchen, maar gewoon voordat je begint met werken. Laat die lekkere sportbroek in de kast liggen. De verleiding om in je pyjama achter je laptop te kruipen is groot. Als je jezelf aankleed, dan verkeer je in de werksfeer en niet in de chillsfeer. Ga ook gewoon aan een bureau of eettafel werken en ga niet met je laptop op de bank of in bed liggen.

Het is ook belangrijk dat je niet te lang doorwerkt. Probeer je kantooruren aan te houden.

2. Zorg voor een comfortabele werkplek

Met jouw laptop op de bank zitten kan verleidelijk zijn, maar goed voor je rug is het zeker niet. En productief word je er ook niet van! Welke hulpmiddelen heb je nodig om effectief thuis te kunnen werken? Werken vanuit huis vraagt meer dan alleen een laptop of computer. Heb je bijvoorbeeld een ergonomisch toetsenbord, muis of stoel? De juiste apparatuur kan al een heleboel verlichting bieden bij het thuiswerken.

Kies jij voor thuiswerken? Dan is ook een goede headset een must. Werk je niet achter een laptop dan kan een kwalitatieve webcam ook van pas komen, zodat je gesprekspartner je daadwerkelijk kan zien. Is al het bovengenoemde in jou situatie niet op orde? Bespreek dit dan zorgvuldig met je werkgever. Hebben jij en je werkgever nog vragen over een ‘goede’ thuiswerkplek aarzal dan niet om contact met ons op te nemen. Wij geven jullie graag advies over thuiswerkplekken.

3. Blijf betrokken

Op kantoor overleg je vaak tussendoor even over kleine zaken en collega’s kunnen makkelijk binnenlopen met een vraag. Dat is lastiger wanneer je vanuit huis werkt. Probeer te voorkomen dat de communicatie niet stopt. Er zijn verschillende tools waarbij je kan communiceren en werken met je collega’s.

Kies vervolgens ook de juiste kanalen. Chatten, mailen, (video)bellen. Het kan allemaal. Zolang je maar blijft communiceren. Elke ochtend even videobellen met het hele team houdt iedereen betrokken. En het liefst met beeld. Dat geeft toch een ander gevoel én het dwingt je om je aan te kleden.

Extra tip! Meld je aan voor een Microsoft Teams webinar en je komt alles te weten over online communicatie vanuit huis.

4. Sluit je werkdag af

Werk niet tot het laatste moment door, maar stop net als bij een gewone werkdag rond een uur of vijf. Dit klinkt misschien logisch, maar het is wel verleidelijk om nog even die opdracht af te maken in de avond als je aan het thuiswerken bent. Neem eventueel de agenda van morgen door maar maak het niet te laat! Uiteindelijk ga je zo fris de avond in en kun je je tijd besteden aan andere dingen waar je blij van wordt, zoals hobby’s of een avondje bank hangen.

Voor- en nadelen van thuiswerken

Hé, de zon schijnt. Even pauze nemen, niemand die het merkt. Hoe effectief is thuiswerken nu eigenlijk? Is het vooral heel relaxt, of ben je ook productiever? De voordelen van thuiswerken zijn snel op te noemen toch zijn er ook nadelen.

Voordelen werkgever

  1. Flexibiliteit van werknemers
  2. Efficiënte inzet van medewerkers
  3. Betere balans werk-privé; geeft hoger gevoel van welzijn
  4. Minder kosten aan kantoorruimte
  5. Lager ziekteverzuim
  6. Minder tijdverlies door verkeersproblemen

Nadelen werkgever

  1. Het aanleren van de nieuwe manier van leidinggeven kost tijd
  2. Het aanleren van de nieuwe manier van samenwerken kost tijd
  3. Lastiger om controle te houden op thuiswerkers
  4. Additionele ICT- en inrichtingskosten in het begin
  5. Betrokkenheid, face to face communicatie

Voordelen werknemer

  1. Betere balans werk-gezin, uitvoeren van zorgtaken
  2. Minder reistijd
  3. Minder reiskosten
  4. Makkelijker doorwerken bij ziekte, minder ziekteverzuimdagen
  5. Concentratie en productiviteit
  6. Minder kinderopvang nodig (ouderdag/eerder thuis)
  7. Pauze houden wanneer je zelf wilt
  8. Lekkere tussendoortjes (kan als voor- en nadeel worden gezien)

Nadelen werknemer

  1. Isolement, minder contact met collega’s
  2. Geen fijne thuiswerkplek
  3. Grotere kans op stress door onduidelijke afspraken, je moet strak kunnen zelfroosteren en goed kunnen plannen
  4. Vermenging werk/privé; geen geregelde werktijden
  5. Kinderen storen je tijdens het werk

Gratis thuiswerkscan

Hoe ga je als organisatie om met thuiswerken? De thuiswerkscan brengt de knelpunten in kaart en geeft vrijblijvend advies over wat er misschien nog nodig is aan middelen en ondersteuning.

Wat VelzArt voor jou kan betekenen

Bedenk dat thuiswerken noodzaakt tot veranderingen. Niet iedereen gaat daar meteen in mee, als werkgever dien je het goede voorbeeld te geven. Let erop dat de nieuwe werkwijze niet ten koste mag gaan van de samenwerking. Belangrijk is dat iedereen vertrouwen moet krijgen in het ‘nieuwe werken’. Bij VelzArt is er inmiddels veel kennis op het gebied van het ‘nieuwe werken’. Dankzij clouddiensten is het steeds makkelijker om op wisselende werkplekken met je eigen software te werken. Maar betekent ‘makkelijk’ ook niet: ‘minder veilig’? Als het aan ons ligt niet! Wij nemen je graag mee in deze wereld. Samen zorgen we ervoor dat iedere thuiswerkplek voorzien wordt van de juiste randapparatuur en functionaliteiten waardoor werknemers op een veilige manier op afstand kunnen werken.

Wij gaan graag met je in gesprek over wat we doen en wat we samen kunnen bereiken. Wil je liever dat we contact met jou opnemen, laat dan hieronder je gegevens achter. Als je je telefoonnummer invult, kunnen we je nog sneller helpen.

Back To Top