Rhenoy Onderdelen

Introductie

Rhenoy Onderdelen BV, gevestigd in Waardenburg, is al vele jaren klant van VelzArt. Van werkplek- en serverbeheer tot de internetverbindingen op de verschillende locaties. Vroeger, hierover later meer, deed VelzArt zelfs ook de websites van de organisatie. Sinds een jaar of 8 is VelzArt betrokken bij één van de processen binnen de organisatie: de afhandeling van garantieclaims. Een belangrijk proces voor zowel Rhenoy als uiteraard haar klanten. Wat destijds begon als puur de digitalisatie en dus registratie van claims is inmiddels een volwassen softwareoplossing waar meerdere processen op aangesloten zijn! We kijken hier naar een uiterst succesvolle samenwerking tussen beide betrokken partijen.

Kleine sidestep
De samenwerking tussen Rhenoy en VelzArt bestaat dus al lang. In de tijd dat VelzArt nog websites maakte ondersteunde/verzorgde Niels den Hild de websites voor Rhenoy Onderdelen. Wekelijks sloot Niels van VelzArt aan op kantoor bij inmiddels financieel directeur Arco Struik om samen maximale Google resultaten te halen. Later is deze samenwerking tussen beide heren omgezet in de realisatie van het huidige Garantiesysteem, wel met tussenkomst ook van collega Leon Minnee. Ere wie ere toekomt!

Digitaliseringstraject 💻

Rhenoy Onderdelen is in de loop der jaren veel meer geworden dan een ‘sloopbedrijf’. Het reviseren van complete motoren, versnellingsbakken of andere componenten gekoppeld aan een auto behoort inmiddels tot de core van de organisatie. In een wereld waar we steeds groener willen worden zijn dergelijke processen natuurlijk koren op de molen. Bij auto-onderdelen gaat het vaak om meerdere cijfers achter de komma als het gaat om nauwkeurigheid, aan beide kanten. Aan de producerende kant maar uiteraard ook aan de monterende kant. Het resultaat kan dus een verzoek zijn tot garantie omdat het resultaat niet helemaal is zoals gewenst was.

Uitgangspunt vanuit Rhenoy Onderdelen: we willen claims snel, secuur en adequaat afhandelen om zo alle betrokken partijen gedegen uitsluitsel te geven. Met deze gedachtegang ontstond het digitale Garantiesysteem.

Stap voor stap tijdwinst 🕒

Een belangrijk aspect van dit digitaliseringstraject is de aanzienlijke tijdwinst die Rhenoy Onderdelen heeft ervaren. Allereerst worden alle aanvragen via online formulieren rechtstreeks verwerkt in app. Klanten ontvangen direct automatisch een bevestiging met een hierin QR-code die bevestigd moet worden op de motor voor het versturen naar de organisatie. Bij binnenkomst wordt de motor gescand met de QR-code en worden alle vervolg stappen van onderzoek tot rapportage verwerkt in de app. Data geeft uiteraard ook een inzicht en dus zorgt een PowerBI dashboard een actueel beeld van de huidige statussen maar ook inzicht in het verleden.

Het hele traject qua tijdsbesparing zorgt ervoor dat er meer gedaan kan worden met het gelijke aantal mensen. Het zorgt er uiteraard ook voor dat er meer tijd en ruimte is voor bijvoorbeeld de meer persoonlijke afhandeling van claims.

Door naar de toekomst!

De volgende stappen liggen al op de plank met het tot in detail verwerken van het onderzoek voor op de werkvloer tot het analyseren en genereren van onderzoek adviezen en rapporten op basis van de inmiddels ruim aanwezige data en ervaring middels AI / CoPilot.

“Het was een uitdagend traject om de garantieclaims van Rhenoy Onderdelen te digitaliseren. De samenwerking met Arco en het team van Rhenoy was altijd constructief en gericht op verbetering en we kijken uit naar de ontwikkelingen en mogelijkheden met AI bij Rhenoy.”

Niels den Hild – Power Platform consultant bij VelzArt

De techniek

Voor de geïnteresseerde onder ons een klein stukje technische achtergrond. Destijds zijn we begonnen met het opzetten van de PowerApp in combinatie met SharePoint lijsten en bibliotheken. Deze lijsten zijn inmiddels vervangen door een database structuur binnen Microsoft Dataverse. Met diverse koppelingen richting bijvoorbeeld Business Central en API-koppelingen richting de webformulieren (WordPress en Maatwerk) wordt Power Automate gebruikt om alle data te verrijken en processen aan te sturen. Diverse Azure functions worden inmiddels gebruikt om bijvoorbeeld foto’s op de juiste manier te verwerken in rapportages richting de eindklant.

“De digitalisatie en automatisering van onze garantieclaims heeft ons enorm geholpen in het efficiënt beheren van klantvragen. Niels en VelzArt hebben ons altijd uitstekend ondersteund.”

Arco Struik – Financieel directeur bij Rhenoy Group

Conclusie

De samenwerking tussen VelzArt en Rhenoy Onderdelen heeft geleid tot een succesvolle digitalisatie van hun garantieclaims systeem. Door de automatisering en uitgebreide rapportagemogelijkheden hebben zij aanzienlijke tijdwinst geboekt en kunnen zij hun klanten beter van dienst zijn. Deze langdurige samenwerking is een mooi voorbeeld van hoe digitalisatie en automatisering bedrijven kunnen helpen hun processen te verbeteren en efficiënter te werken.