Het verschil tussen chats en Teams / kanalen?

We zien (gelukkig) steeds vaker dat organisaties Teams gebruiken voor de interne communicatie. Toch blijft de transitie hier naar toe toch vaak nog wel een ‘dingetje’. Teams kan bijdragen aan betere en gestroomlijnde informatievoorziening intern maar dan zijn afspraken hieromtrent wel zo belangrijk.

Kort gezegd

De chat is voor vluchtige communicatie
Teams / kanaal berichten bevatten informatie voor de lange termijn

Teams en kanalen

En we beginnen hier net andersom dan het standaard menu in teams. We beginnen binnen het gedeelte Teams en haar kanalen. Een team is een samenwerkende groep mensen die door middel van het maken van een team met elkaar verbonden zijn. Binnen een Team wordt informatie met elkaar gedeeld middels berichten en bestanden.  Ieder Team heeft sowieso een kanaal Algemeen. Vervolgens kunnen er binnen een team diverse andere kanalen worden aangemaakt. Een kanaal biedt de mogelijkheid om berichten (en bestanden) te bundelen onder een bepaalde noemer. Voorbeeld: Team Sales heeft een kanaal Algemeen. Dit team heeft twee extra kanalen genaamd Leveranciers en Klanten.Het advies is zeker om niet teveel kanalen aan te maken, ga hier zorgvuldig mee om. Wanneer iemand nu een bericht wil sturen binnen een team is de regel vrij simpel: Heeft jouw informatie die je wil delen te maken met “Leveranciers”? Nee? Met “Klanten”? Nee, dan hoort het in het kanaal Algemeen.

Wat plaats ik in zo’n bericht?

We kiezen ervoor om een bericht in een kanaal ALTIJD te voorzien van een titel / onderwerp. Waarom? Dan weten we namelijk zeker dat het bericht nieuwswaarde heeft en dan ook dus nieuwswaarde voor de lange termijn. Wanneer er morgen een nieuwe collega toegevoegd wordt aan het team heeft dit bericht ook toegevoegde waarde voor die persoon. Zie het als een soort naslag werk.

Waarom dus altijd de titel toevoegen als vaste afspraak? Dan stelt de persoon die de informatie gaat delen zich ook daadwerkelijk af of iets nieuws waarde heeft.

Chats

Het belangrijkste advies: maak van ieder Teams team (jaja) een gelijknamige chat groep aan. Een chat is bedoeld voor vluchtige communicatie, kent geen titel en is bedoeld om snel informatie te delen (of op te vragen). Door een gelijknamige chatgroep te maken mét in de naam van de groep ook chat verwerkt, kan iemand snel schakelen via de zoekbalk bovenin én is alles gestructureerd. Voorbeeld: De chatgroep “Team Sales chat” bevat exact dezelfde mensen als Team Sales.Berichten als “Heeft er iemand contact gehad met Leverancier X” of “Er staat taart in de koelkast van tevreden klant Y” zijn berichten die, zonder onderwerp, snel gedeeld kan worden in de chat. De collega die morgen nieuw komt binnen dit team hoeft deze berichten niet te zien. Laten we eerlijk zijn, die taart is allang op .❗️ Belangrijk voor de indeling van de Teams & kanalen
Vaak kent een organisatie een traditionele structuur van afdelingen. We hebben een afdeling Inkoop, Verkoop, Administratie en Logistiek. Het inrichten van deze Teams ligt vrij voor de hand. Maar…. Wat als we wat willen delen over de tevreden klant Y wat eigenlijk iedereen wel wil weten, het is positief nieuws. Waar gaat Ricardo dit bericht neerzetten want hij zit alleen in team Sales en kan dus eigenlijk naar bijvoorbeeld team Inkoop dit niet delen. Normaliter bestaat er altijd wel een bedrijfsbreed team waar iedereen in zit maar denk dus ook goed na over ‘gemene delers’. Willen we daar ook specifieke kanalen voor benoemen om de structuur van informatie voorziening nog beter te stroomlijnen?

Zeker wanneer je gaat starten met Teams, laat je goed informeren als organisatie. Zorg voor een eenvoudige en duidelijke structuur en maak concrete afspraken over het delen van content. Een goede adoptie van Teams binnen de hele organisatie is van toegevoegde waarde, zonder twijfel!