Is Microsoft Copilot AVG-compliant?

Ja, Microsoft Copilot is AVG-compliant wanneer je het gebruikt binnen Microsoft 365-omgevingen. Microsoft heeft als verwerker uitgebreide beveiligingsmaatregelen getroffen die voldoen aan de Europese privacywetgeving. Je bedrijfsgegevens blijven binnen jouw Microsoft 365-tenant, worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen, en je behoudt volledige controle over toegangsrechten. Voor productiebedrijven die werken met gevoelige data is het wel belangrijk om de juiste configuratie-instellingen toe te passen en duidelijke gebruikersrichtlijnen op te stellen.

Wat betekent AVG-compliance voor AI-tools zoals Microsoft Copilot?

AVG-compliance voor AI-tools betekent dat de tool voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming bij het verwerken van persoonsgegevens. Dit houdt in dat je als bedrijf controle houdt over je data, dat gegevens veilig worden opgeslagen en verwerkt, en dat de leverancier transparant is over hoe de AI-tool met jouw informatie omgaat. Voor Microsoft Copilot betekent dit concreet dat Microsoft optreedt als verwerker en jij als organisatie verwerkingsverantwoordelijke blijft.

De basisprincipes van gegevensbescherming bij AI-assistenten draaien om drie pijlers: transparantie, controle en beveiliging. Je moet weten welke gegevens de AI gebruikt, je moet kunnen bepalen wie toegang heeft tot welke informatie, en de data moet beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang of datalekken.

Voor productiebedrijven is dit extra relevant omdat jullie vaak werken met vertrouwelijke bedrijfsinformatie zoals productieprocessen, klantgegevens, leverancierscontracten en financiële data. Wanneer medewerkers een AI-assistent gebruiken om bijvoorbeeld productierapportages te analyseren of offertes op te stellen, is het belangrijk dat deze gevoelige informatie niet buiten je organisatie terechtkomt of gebruikt wordt voor andere doeleinden.

De verwerkersverantwoordelijkheid betekent dat Microsoft contractueel verplicht is om jouw gegevens alleen te gebruiken volgens jouw instructies en voor de doeleinden die je hebt afgesproken. Microsoft mag je bedrijfsdata niet gebruiken om hun AI-modellen te trainen of deze informatie delen met derden zonder jouw toestemming.

Hoe beschermt Microsoft Copilot jouw bedrijfsgegevens?

Microsoft Copilot gebruikt enterprise-grade beveiliging die standaard is ingebouwd in de Microsoft 365-omgeving. Alle communicatie tussen jouw systemen en Copilot wordt versleuteld met TLS-encryptie tijdens transport en met AES-256 encryptie wanneer data in rust is. Dit betekent dat je gegevens zowel tijdens verzending als opslag beschermd zijn tegen onderschepping.

De toegangscontroles werken via het bestaande Microsoft 365-rechtensysteem. Copilot heeft alleen toegang tot documenten, e-mails en bestanden waartoe een medewerker ook zelf toegang heeft. Als iemand geen toegang heeft tot vertrouwelijke productiedocumenten, kan Copilot deze informatie ook niet gebruiken in antwoorden voor die persoon. Dit principe heet gegevensisolatie en zorgt ervoor dat beveiligingsgrenzen binnen je organisatie gehandhaafd blijven.

Voor productiebedrijven met vertrouwelijke informatie zijn er aanvullende beveiligingsfuncties beschikbaar. Je kunt sensitivity labels toepassen op documenten, waardoor Copilot automatisch herkent welke informatie extra bescherming nodig heeft. Data Loss Prevention (DLP) policies helpen voorkomen dat gevoelige productiedata onbedoeld gedeeld wordt via Copilot-gegenereerde content.

Microsoft Copilot draait binnen je eigen Microsoft 365-tenant, wat betekent dat je bedrijfsgegevens gescheiden blijven van andere organisaties. De AI-verwerking gebeurt in beveiligde Microsoft-datacenters die voldoen aan internationale beveiligingsstandaarden zoals ISO 27001, SOC 2 en natuurlijk de AVG-vereisten.

Welke gegevens gebruikt Microsoft Copilot en waar worden ze opgeslagen?

Microsoft Copilot heeft toegang tot verschillende typen bedrijfsgegevens binnen je Microsoft 365-omgeving, afhankelijk van wat je hebt geconfigureerd. Dit omvat e-mails in Outlook, documenten in SharePoint en OneDrive, Teams-gesprekken, agenda-items en andere content waartoe de gebruiker toegang heeft. Copilot gebruikt deze informatie om contextuele antwoorden te geven en taken uit te voeren.

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen drie soorten data. Prompts zijn de vragen of opdrachten die medewerkers aan Copilot stellen. Responses zijn de antwoorden die Copilot genereert. Onderliggende bedrijfsdata is de informatie uit je Microsoft 365-omgeving die Copilot raadpleegt om antwoorden te formuleren. Deze onderliggende bedrijfsdata blijft altijd op zijn oorspronkelijke locatie staan en wordt niet gekopieerd of verplaatst.

Prompts en responses worden tijdelijk verwerkt om de AI-functionaliteit mogelijk te maken, maar Microsoft gebruikt deze gegevens niet om de onderliggende AI-modellen te trainen. Dit is een belangrijk onderscheid met veel consumer AI-tools, waar je input wel gebruikt wordt voor modelverbetering. Bij Copilot voor bedrijven blijft je data van jou.

Voor AVG-compliance is de opslaglocatie relevant. Microsoft biedt data residency opties binnen Europa, wat betekent dat je kunt specificeren dat je gegevens in Europese datacenters blijven. Dit helpt bij het voldoen aan de AVG-eis dat persoonsgegevens bij voorkeur binnen de EU verwerkt worden. Je kunt in het Microsoft 365 admin center controleren waar je data wordt opgeslagen en deze instellingen aanpassen aan je compliance-vereisten.

Microsoft bewaart audit logs van Copilot-gebruik, zodat je kunt traceren wie welke informatie heeft opgevraagd. Deze logs helpen bij het voldoen aan de AVG-eis van verantwoording en maken het mogelijk om bij een datalek precies te achterhalen welke informatie mogelijk is gecompromitteerd.

Wat zijn de praktische stappen om Copilot AVG-conform te gebruiken in je bedrijf?

Begin met het controleren van je configuratie-instellingen in het Microsoft 365 admin center. Zorg dat data residency is ingesteld op Europa en dat audit logging is geactiveerd. Controleer welke Copilot-functies je wilt inschakelen en welke mogelijk te risicovol zijn voor je specifieke bedrijfssituatie. Voor productiebedrijven met gevoelige informatie is het verstandig om eerst met een pilotgroep te starten voordat je Copilot breed uitrolt.

Het beheren van gebruikersrechten is de tweede stap. Pas het principe van least privilege toe: geef medewerkers alleen toegang tot de informatie die ze nodig hebben voor hun werk. Omdat Copilot dezelfde toegangsrechten respecteert als je bestaande Microsoft 365-omgeving, is dit het moment om je permissiestructuur te evalueren. Zijn er documenten die te breed gedeeld zijn? Hebben voormalige projectmedewerkers nog steeds toegang tot vertrouwelijke productiedata?

Stel data governance policies op die specifiek gaan over AI-gebruik. Bepaal welke soorten informatie medewerkers wel en niet via Copilot mogen verwerken. Bijvoorbeeld: mogen CAD-tekeningen van nieuwe producten via Copilot geanalyseerd worden, of is dit te gevoelig? Documenteer deze keuzes in een helder beleidsdocument.

Medewerkerstraining is noodzakelijk voor veilig gebruik. Leg uit hoe Copilot werkt, welke gegevens het gebruikt, en wat de do’s en don’ts zijn. Medewerkers moeten begrijpen dat ze geen vertrouwelijke klantgegevens in prompts moeten typen als deze niet al in je Microsoft 365-omgeving staan. Train ze ook in het herkennen van situaties waarin handmatige controle van Copilot-output nodig is.

Zorg voor een verwerkersovereenkomst met Microsoft. Voor Microsoft 365-klanten is dit vaak al geregeld via de Microsoft Product Terms en Data Protection Addendum, maar controleer of deze overeenkomst ook expliciet Copilot dekt. Documenteer intern wie verantwoordelijk is voor het Copilot-beheer en hoe je omgaat met eventuele datavragen van betrokkenen.

Implementeer technische beveiligingsmaatregelen zoals sensitivity labels op documenten met productiegeheimen, DLP-policies die waarschuwen bij het delen van gevoelige data, en conditional access policies die Copilot-toegang beperken tot beheerde devices. Deze lagen van beveiliging zorgen ervoor dat zelfs bij gebruikersfouten de risico’s beperkt blijven.

Voor bedrijven die ondersteuning nodig hebben bij het AVG-conform implementeren van Microsoft Copilot, kan het waardevol zijn om samen met een ICT-partner de configuratie door te lopen en een implementatieplan op te stellen dat aansluit bij je specifieke productieomgeving en compliance-vereisten.

Conclusie

Microsoft Copilot biedt productiebedrijven krachtige AI-mogelijkheden binnen een AVG-compliant framework, mits je de juiste configuratie toepast en duidelijke gebruikersrichtlijnen hanteert. De beveiliging is robuust, je data blijft van jou, en je behoudt volledige controle over toegangsrechten en gegevensverwerking.

De praktische stappen voor AVG-conforme implementatie zijn overzichtelijk: controleer je configuratie-instellingen, beheer gebruikersrechten zorgvuldig, stel data governance policies op, train je medewerkers, en implementeer technische beveiligingsmaatregelen. Door deze stappen systematisch door te lopen, maak je gebruik van de productiviteitsvoordelen van AI zonder concessies te doen aan gegevensbescherming.

Bij VelzArt helpen we productiebedrijven met het veilig implementeren van moderne ICT-oplossingen zoals Microsoft Copilot. We begrijpen dat jullie bedrijfscontinuïteit en dataveiligheid prioriteit hebben, en ondersteunen bij het opzetten van configuraties die zowel productiviteit als compliance waarborgen. Neem contact met ons op om te bespreken hoe we jullie kunnen helpen met een AVG-conforme Copilot-implementatie die past bij je productieomgeving.