De kracht en mogelijkheden van SharePoint

Wat is SharePoint?

SharePoint is een platform ontwikkeld door Microsoft dat bedrijven helpt bij het beheren, opslaan en delen van informatie via één centrale plek. Het fungeert als een hub waar medewerkers documenten kunnen opslaan, samenwerken aan projecten en toegang hebben tot bedrijfskritische informatie, ongeacht waar ze zich bevinden. Naast documentenbeheer kun je SharePoint ook inzetten als communicatiemiddel door een intranet te bouwen waar je informatie, nieuws en relevante documenten kunt delen. SharePoint integreert naadloos met andere Microsoft 365-toepassingen, zoals Teams, Outlook en Word, wat het een essentiële tool maakt voor moderne organisaties.

Wat is de waarde van SharePoint voor bedrijven?

1. Verbeterde samenwerking en communicatie

SharePoint fungeert als een centrale hub waar teams documenten, informatie en updates kunnen delen. Met functies zoals co-authoring kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, wat samenwerking vergemakkelijkt en communicatie in real-time mogelijk maakt.

2. Centrale opslag van informatie

SharePoint stelt bedrijven in staat om alle informatie en bestanden op één locatie te bewaren. Dit maakt het eenvoudiger voor medewerkers om benodigde informatie snel terug te vinden, zonder het risico dat belangrijke gegevens verspreid raken over verschillende systemen of persoonlijke e-mailaccounts.

3. Efficiënte workflows en automatisering

Met SharePoint kunnen bedrijven workflows creëren om repetitieve taken te automatiseren, zoals goedkeuringsprocessen voor documenten of onboarding-procedures voor nieuwe medewerkers. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op menselijke fouten.

4. Veilige toegang en beheer

SharePoint biedt uitgebreide beveiligingsopties, waaronder rechtenbeheer en toegangscontrole, waarmee bedrijven kunnen bepalen wie toegang heeft tot specifieke documenten en gegevens. Dit helpt bij het naleven van interne beveiligingsstandaarden en regelgeving, zoals GDPR.

5. Integratie met Microsoft 365 en andere tools

Omdat SharePoint onderdeel is van het Microsoft 365-ecosysteem, werkt het naadloos samen met andere tools zoals Teams, Outlook en OneDrive. Dit verbetert de gebruikservaring en zorgt ervoor dat medewerkers eenvoudig kunnen schakelen tussen verschillende applicaties zonder verlies van productiviteit.

6. Aanpasbaarheid en schaalbaarheid

SharePoint kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een bedrijf. Of het nu gaat om een intranetportaal, projectmanagementtools of documentbeheer, SharePoint kan worden geconfigureerd en uitgebreid naarmate het bedrijf groeit.

7. Kennisbeheer en documentatie

SharePoint maakt het gemakkelijk om kennis te documenteren en beschikbaar te stellen aan het hele team. Dit voorkomt kennisverlies wanneer medewerkers vertrekken en zorgt ervoor dat waardevolle informatie beschikbaar blijft.

Door deze functionaliteiten helpt SharePoint bedrijven niet alleen om beter georganiseerd te blijven, maar ook om een cultuur van samenwerking en efficiëntie te bevorderen.

Hoe verschilt SharePoint van OneDrive of Dropbox?

Andere opslagdiensten zoals Dropbox of OneDrive zijn vaak persoonsgebonden en daardoor beperkt in hun mogelijkheden. SharePoint daarentegen wordt op bedrijfsniveau beheerd en maakt het mogelijk om toegangsrechten en machtigingen tot in detail in te stellen, zelfs op het niveau van afzonderlijke bibliotheken. Door SharePoint te gebruiken als intranet kunnen medewerkers op één centrale locatie toegang krijgen tot belangrijke informatie, zowel voor het hele bedrijf als specifiek per afdeling. Dit voegt een extra dimensie toe aan de flexibele werkplek, omdat medewerkers, of ze nu op kantoor zijn of thuiswerken, altijd via dezelfde centrale locatie de digitale organisatie kunnen betreden.

VelzArt beschikt over de kennis en ervaring om bedrijven te ondersteunen bij de overstap naar SharePoint en om de inrichting en het gebruik van het platform te optimaliseren.