skip to Main Content

Microsoft
Teams_

Veilig samenwerken en communiceren

Zo kunnen wij Microsoft Teams in het kort misschien wel het beste omschrijven in één zin. De waarheid is echter dat er nog veel meer mogelijk is, Teams brengt alles samen in een gedeelde werkruimte waar je kunt chatten, kunt vergaderen en bestanden kunt delen. Maar laten we klein beginnen.

Microsoft Teams

Veilig samenwerken en communiceren

Zo kunnen wij Microsoft Teams in het kort misschien wel het beste omschrijven in één zin. De waarheid is echter dat er nog veel meer mogelijk is, Teams brengt alles samen in een gedeelde werkruimte waar je kunt chatten, kunt vergaderen en bestanden kunt delen. Maar laten we klein beginnen.

Microsoft Teams

Samen bereik je veel meer

Wat is Microsoft Teams?

Teams leent zijn opkomende populariteit uit manieren van communiceren waar wij inmiddels allemaal mee verweven zijn, het communiceren via social media. Whatsapp, Facebook of LinkedIn zijn allemaal tools waar we in meer of mindere mate mee te maken hebben gekregen. Of je er nu voor of tegen bent, het werkt allemaal wel lekker makkelijk. Dit geldt ook voor Teams. Het gebruik en dus de adoptie van Teams binnen organisaties gaat enorm vlot door de hoge mate van herkenning.

Wat kan ik doen binnen Teams?

Vooropgesteld, het is een centrale plek voor allerlei informatie in verschillende formaten in combinatie met communicatie middelen. Welke informatie en welke vorm van communiceren is per organisatie compleet verschillend in te richten. In het kort de mogelijkheden.

  • Chatten – korte berichten 1 op 1 met iemand of met meerdere personen – vergelijk het met Whatsapp.
  • Kanaal berichten – berichten die dienen als naslagwerk, iemand kan ze laten nalezen – vergelijk het met LinkedIn.
  • Teams samenstellen – mensen die een gemeenschappelijk belang hebben bij elkaar zetten in een omgeving waar ze samen kunnen communiceren, informatie kunnen delen en kunnen samenwerken.
  • Bellen – direct bellen 1 op 1 met iemand of met meerdere personen.
  • Online vergaderen – een online vergaderruimte waar iedereen (ook zonder Teams) bij kan aansluiten, inclusief het delen van beeld of presentaties.
  • Samen werken aan documenten – zonder moeilijke deelconstructies tegelijk aan bijvoorbeeld een begroting werken.
  • Gedeelde agenda – direct een afspraak inplannen voor complete teams.
  • Informatie delen – bijvoorbeeld dashboards, pdf documenten, websites, planningen enz.

En dit is slechts een klein tipje van de ijsberg en doet heel misschien zelfs wel te kort aan het begrip samenwerken.

Microsoft teams uitleg

Veiligheid

Teams maakt onderdeel uit van de Office 365 suite van Microsoft. Dit is bij uitstek een omgeving die aan verschillende vormen van beveiliging onderhevig kan zijn. Laten we het kort samenvatten: je hebt grip, als organisatie zijnde, over wat er gebeurd binnen Teams. Laten we de vergelijking nogmaals trekken met social media. Whatsapp, Facebook of zelfs LinkedIn zijn omgevingen waar je als organisatie geen grip en/of zicht op hebt. Vaak willen organisaties het niet verbieden, maar toch stiekem wel. Je wil niet dat mensen documenten of informatie gaan delen via dit soort kanalen. Verbieden is daarmee lastig maar…. Een goed alternatief bieden kan daarmee wel. Teams is echt een tool die een organisatie kan helpen om communicatie veilig te reguleren.

Intern of extern

De veel gestelde vraag: werkt het alleen intern? Nee, zeker niet! Teams is bij uitstek een kanaal wat je ook kan gebruiken om samen met andere organisaties kan gebruiken. Vanuit de beheer kant kan je deze optie aan zetten en ook controle en grip op houden. We kunnen ons goed voorstellen dat je gebruikers wil temperen in hun enthousiaste om buiten de organisatie grenzen Teams te gaan gebruiken, dit kan!

Voordelen Microsoft Teams

Het gemak van Teams maakt het vaak dat organisaties Microsoft Teams ‘over de bühne gooien’. Het eindresultaat van een dergelijke overdracht zorgt niet voor het juiste resultaat. Hoe werk je nu? Hoe communiceer je nu en via welke kanalen? Gebruiken we onze (interne) e-mail nog wel? En waarvoor?
Er zijn veel manieren waarop je Teams kan gebruiken alleen al bij het inrichten van samenwerkende mensen (teams). Kies je voor een klassieke inrichting (team administratie, team verkoop, team bedrijfsbureau) of kies je teams op basis van klantgroepen. Daarnaast zijn goede afspraken en inzichten hierin belangrijk zodat mensen niet een eigen weg gaan vinden maar zich gaan confirmeren aan het handboek van de organisatie.

We geven bij VelzArt met regelmaat Microsoft Teams sessies. Wil je een goede indruk krijgen van Teams, of wil je kijken hoe het zou kunnen werken voor jouw organisatie? Neem contact met ons op en we maken een afspraak.

Back To Top