Terug naar kantoor?
Zo regelen we dat_
Vragen over dit onderwerp?
Team sales
0418712401
sales@velzart.nl
Team service
0418712402
servicedesk@velzart.nl
Team administratie
0418712403
administratie@velzart.nl
Eerder schreven we op onze website al een bericht over een online reserveringssysteem zoals we die kennen van hotels en restaurants maar ook in de zakelijke dienstverlening ontstaat deze behoefte. Helemaal nu het einde van de corona-maatregelen nog wel even op zich laat wachten geldt bij veel organisaties dat klanten alleen op afspraak langs mogen komen. Waar we niet op zitten te wachten is een toenemende administratieve last, en dat is ook helemaal niet nodig.
Ook binnen organisaties kan er behoefte zijn voor een dergelijk reserveringsysteem voor medewerkers zodat we wegens COVID-19 niet in grote getalen op kantoor tegelijk aanwezig zijn. Hoe? Met Microsoft Bookings!
Reserveer een werkplek of ruimte met Microsoft Bookings
“Werk zoveel mogelijk vanuit huis, tenzij het echt niet anders kan” is een veelgehoorde boodschap sinds maart vorig jaar. We moeten er dus voor waken dat er niet teveel medewerkers op kantoor verschijnen. Laat staan dat er in jouw organisatie überhaupt voldoende werkplekken zijn om iedereen welkom te kunnen heten. Hoe ga je dat beheren?
Gelukkig zijn er genoeg tools die je tegen betaling kunt gebruiken, waaronder Microsoft Bookings. Deze applicatie van Microsoft is standaard beschikbaar voor alle klanten met een Microsoft Business licentie. Bookings is overigens ‘nog’ niet beschikbaar als zelfstandige app (zoals bijv: Microsoft Teams) maar wel als online web applicatie.
De mogelijkheden van Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ziet eruit ziet als een agenda en is oorspronkelijk bedoeld voor het inplannen van afspraken met klanten. Maar vanwege de boekingsfunctionaliteit is het uitermate geschikt voor werknemers om door middel van een boeking een beschikbare (vergader)ruimte of werkplek te reserveren. Om ervoor te zorgen dat er niet teveel mensen tegelijk aanwezig zijn in een bepaalde ruimte kun je een max instellen op het aantal boekingen.
Als beheerder kun je bij verschillende instellingen, maar ook reserveringen inzien weigeren of verwijderen. Als beheerder heb je ook de mogelijkheid om het boekingsformulier op je website te plaatsen of intern te delen met Microsoft Teams zodat het toegankelijker wordt voor je medewerkers.
Praktijk voorbeeld
Stel jouw organisatie bestaat uit vier verschillende afdelingen; Werkplaats, sales, ServiceDesk en administratie dan werkt dit als volgt in Microsoft Bookings. Op basis van deze vier afdelingen maken we vier ruimtes aan en stellen een max aantal boekingen (werkplekken) in, bijvoorbeeld 6 als je afdeling normaliter over circa 12 werkplekken beschikt en daarmee voldoende afstand onderling kan waarborgen. Het is zelfs mogelijk om in Microsoft Bookings een dagschema te maken waarbij medewerkers een werkplek in de ochtend of middag kunnen boeken.
Door te werken met Microsoft Bookings zorg je er niet alleen voor dat er teveel medewerkers op kantoor zijn, je weet ook precies wie wanneer aanwezig is, of geweest is. Wil je advies over Bookings of wil je de applicatie graag toepassen binnen jouw organisatie? Laat je contactgegevens in het formulier hieronder achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.
